テレアポリストとは？作り方とポイントを解説

企業のコールセンターで新規顧客を獲得する方法のひとつに、テレアポが挙げられます。そしてテレアポ営業を行う際に必要となるのが、テレアポリストです。しかし、実際にどうやってテレアポリストを用意すればいいのか、わからない企業も多いのではないでしょうか。そこでこの記事では、テレアポリストの作り方とポイントについて詳しく解説します。

テレアポリストとは？

テレアポリストとは、自社の商品・サービスに興味関心を持つ見込み顧客の情報を抽出したリストです。この他にも、コールセンターによってはコールリストや営業リストといった呼び方があります。コールセンターではテレアポリストをもとに顧客にアプローチし、アポイント獲得や受注成約を目指します。そのため、質の高いテレアポリストを準備することが、成功率アップに欠かせないポイントです。テレアポリストを作成するにあたっては、以下のような情報をピックアップするとよいでしょう。・社名・企業情報・電話番号／FAX番号・メールアドレス・住所・担当部署名／担当者名・企業サイトのURL また、リストに記載されているデータを取得した日時を明記しておけば、情報の鮮度がひと目でわかります。定期的にリストの顧客情報を見直し、誤りがないか確認するようにしてください。さらに、テレアポを行った日時もリストに追記することで、同じ顧客に重複して架電してしまう事態を避けられます。その結果、オペレーターの負担を軽減しながら、テレアポを効率よく進められるでしょう。

テレアポリストが重要な理由

テレアポリストは、コールセンター業務においてどのような役割を果たしているのでしょうか？テレアポリストを作成するメリットのひとつが、営業活動の効率化です。ただ単に顧客に電話をかけるだけでは、アポイント獲得にはなかなかつながりません。ニーズに合わない顧客に架電した場合、むしろ時間や人件費など不要なコストがかかってしまいます。結果としてテレアポの成果が伸びず、売上だけでなく顧客満足度まで低下してしまうでしょう。そのため、自社の商品・サービスに関心のある見込み顧客を絞り込み、的確なアプローチを実践することが大切です。テレアポリストによってアポイント獲得率が上がれば、その後の営業プロセスもスムーズに進行し、業務改善が期待できます。また、自社にデータを蓄積できるところも、テレアポリスト作成のメリットです。テレアポを行った日時や内容、獲得の成否についてリストに保存すれば、今後の営業活動に役立つデータを効率的に集められます。テレアポリストは、営業活動全体に大きく影響する要素といえるでしょう。

テレアポリストを作る際のポイント

テレアポリストで営業活動を効率化し、収益アップにつなげたい企業もあるでしょう。ここからは、テレアポリストを作る際のポイント4つについて解説します。

必要な項目を網羅する

テレアポリストを作る際には、ターゲットとなる顧客を選定し、必要な項目を網羅するようにしてください。誰でもリストを見ればすぐ架電できるように、企業名や担当者名、電話番号は正しいものを記載します。また、基本的な項目に限らず、顧客の情報をより詳しく抽出するとよいでしょう。業種や売上額、従業員数など企業情報を把握しておけば、見込み顧客に対して臨機応変にアプローチできます。その結果、テレアポで顧客との信頼関係を築いた状態から、商品・サービスの提案段階に移ることが可能です。さらに、テレアポリストに必要な情報が揃っているので、オペレーターが改めて調べる手間も省けます。

データを最新化する

テレアポリストは作成して終わりではなく、データを最新化する作業が大切です。先述の通り、テレアポリストに必要な項目を網羅できていたとしても、その内容が現状に合っていなければ効果を発揮しません。テレアポリストの情報が間違っていると、オペレーターの業務負荷が増大します。また、社名や担当者が変わっていた場合、顧客に対して失礼なミスにつながる恐れもあるでしょう。特に見込み顧客の社名・電話番号・住所といった基本項目は、最新の情報を反映するように注意してください。さらに、見込み顧客とのやり取りもテレアポリストに記載し、適宜更新していきます。データを更新することでテレアポの重複を防ぐとともに、顧客の状況に合わせて効率よくアプローチできるでしょう。

データ共有をできるようにする

テレアポリストのデータは、社内で必要とする人員と共有できるようにしてください。テレアポリストを管理する際、特定の従業員に一括して任せると属人化しやすい点がデメリットです。担当者不在の場合、データの保存場所や運用ルールがわからなくなってしまい、コールセンター業務に支障をきたしかねません。このような事態を避けるには、テレアポリストを使用する全ての従業員がデータ共有できるよう、環境を整える必要があります。なお、テレアポリストのデータは重要な顧客情報であるため、安全に共有できる体制作りに注力しましょう。

見やすさを意識する

テレアポリストは、見やすさを意識して作成してください。誰が見てもわかりやすいリストを用意できれば、テレアポを効率よく行えます。また、社内でテレアポリストのデータを共有するなら、閲覧者への配慮も欠かせません。そのため、コールセンターのテレアポリストは、一覧表形式で作成することをおすすめします。ExcelやGoogleスプレッドシートなどの表計算ソフトを活用し、テレアポに必要な情報を取りまとめるとよいでしょう。また、企業情報を修正したり、顧客対応について加筆したりする際に、履歴を確認できるようにしておくと、データの管理もスムーズです。

テレアポリストの作り方

テレアポリストは、テレアポを行うのに重要な役割を担っています。作成のポイントを押さえたうえで、テレアポリストの作り方について順を追って見ていきましょう。

過去入手した名刺を活用する

テレアポリストの作り方として、過去に入手した名刺を活用する方法が挙げられます。テレアポでは、自社の商品・サービスに関心を持つ見込み顧客がターゲットです。そのため、過去に自社と接点があった企業を掘り起こすことで、受注確度の高い状態でアプローチできます。例えば、展示会やセミナーといったイベントで交換した名刺をそのまま放置していないか、改めて確認しましょう。営業部署だけでなく、総務部や経理部など各部門で保有している名刺もチェックすると、より効果的です。このように社内の名刺データを収集してリスト化すれば、アポイント獲得につながりやすい見込み顧客を選別できます。

アクセス情報を活用する

テレアポリストを作るには、アクセス情報を活用するのもひとつの手段です。自社サイトに訪問した企業は、商品・サービスに関心を持っている可能性が高いと考えられます。そこで、サイトのアクセス情報からIPアドレスを取得し、どんな企業がアクセスしてきたのか調べるとよいでしょう。IPアドレスをインターネットで検索することで、アクセス元の企業を特定できます。そこからさらに、社名や電話番号などテレアポに必要な情報も収集可能です。ただし、取引先や競合他社がリサーチ目的で自社サイトにアクセスしているケースもあるため、企業情報を精査したうえでリスト化してください。

ネット検索を活用する

ネット検索を活用し、ポータルサイトや採用サイトから見込み顧客の情報を集める方法もあります。インターネット上では、サイトの会社概要ページで電話番号や住所などを公開している企業も多いです。そのため、テレアポのターゲット層を明確にしたうえでネット検索することで、有力な顧客候補を絞り込みやすくなります。特に、大手検索エンジンのようなポータルサイトは、見込み顧客を効率よくリストアップするのに便利です。例えば、企業情報をまとめたポータルサイトでは、業種や企業規模、拠点といった条件を指定して検索できます。また、飲食業界ならグルメ情報検索サイトを、観光業なら旅行予約サイトを利用するとよいでしょう。ネット検索は時間こそかかるものの、費用が発生しない点がメリットです。

SNS検索を活用する

インターネットだけでなくSNSでの検索も、テレアポリストの作成に活用できます。 FacebookやⅩ(旧Twitter)、Instagramなど、SNSは世界中で利用されています。最近では、マーケティングの一環としてSNSにアカウントを持つ企業も増加傾向です。そこで、SNSを通じて企業がフォロワーとどのようにコミュニケーションを取っているのか、チェックしてみましょう。フォロワーへの対応から、企業が抱える課題やニーズが見えてくるかもしれません。SNS検索によってインターネットとは異なる視点から企業研究ができるので、対象となる見込み顧客の幅も広がる可能性があります。

四季報や業界誌を活用する

「会社四季報」やさまざまな業界誌を活用し、テレアポリストを作成する方法もおすすめです。東洋経済新報社が発行する「会社四季報」には、企業の基本情報や動向が掲載されています。この他にも、キーパーソンをピックアップしたいなら、執行役員が記載されている「役員四季報」が便利です。四季報を種類ごとに上手く使い分け、テレアポリストの作成に必要な情報を収集するとよいでしょう。また、業界誌や業界に関連するWeb媒体も有益な情報源です。取引実績のある業界はもちろん、自社の商品・サービスに対するニーズの見込めそうな業界もチェックすることで、より質の高いテレアポリストを作成できます。

Webクローラーを活用する

テレアポリストを作成するために、インターネットで検索したサイトを1つずつ確認するとなると、時間と手間がかかってしまいます。このようなケースでは、Webクローラーを活用する方法も検討してみてください。

Webクローラーとは、インターネット上に公開されているテキストや画像を自動で収集・保存できるプログラムです。具体的なWebクローラーとしては、GooglebotやBingbotなどが挙げられます。 Webクローラーを使えば、企業の電話番号や住所など、テレアポに必要な情報を一気に集約することが可能です。しかし、Webクローラーが集めた情報が誤っているケースもあるため、注意しなければなりません。テレアポリストの記載が正しいかどうか、運用する前に企業サイトや資料で確認するようにしてください。

リスト購入や外注を活用する

自社でテレアポリストを作成するのが難しい場合、リスト購入や外注を活用してもよいでしょう。帝国データバンクの「帝国データバンク会社年鑑」や日経経済新聞社の「日経テレコン」といった企業リストを購入すれば、労力をかけずに精度の高い企業情報を得られます。ただし、このような企業リストにはテレアポリストのターゲットに該当しない企業も掲載されているので、除外しなければなりません。自社の条件に合った業界の企業がどれだけ掲載されているのか、収録件数を確認したうえで購入するようにしてください。また、テレアポリストの作成をアウトソーシングすることも可能です。代行サービス会社にはテレアポのノウハウがある分、効果の高いリストを作成できます。料金やプランを比較検討し、信頼できる代行サービス会社にテレアポリストの作成を委託してみてはどうでしょうか。

まとめ

コールセンターでテレアポを行う場合、テレアポリストがあると便利です。テレアポリストとは見込み顧客の情報を抽出したリストであり、その品質がテレアポの成功率に関わってきます。テレアポリストを作成すれば、営業活動を効率化できるうえに、自社に有益なデータを蓄積できるところがメリットです。テレアポリストでは必要な項目を網羅し、見やすさを意識しましょう。また、データを共有するとともに、最新化する作業も欠かせません。テレアポリストを作成するにあたっては、名刺やインターネット、SNS、業界誌といったツールを活用できます。もし自社でテレアポリストの収集が難しいようであれば、企業リストの購入や代行サービス会社への外注も検討するとよいでしょう。中央事務所は、専門講習を受けたプロのオペレーターが在籍しており、月間総受電数6万件(※1)、新規入電応対率98％(※2)、さらにカスタマー応対率95％(※3)を維持するなど確かな実績がございます。さらに、対応可能な業務範囲や使用ツールを充実させることで、企業様のニーズに合ったプランを提案しております。コールセンターでテレアポを行うにあたってリストが必要な企業様は、ぜひ一度中央事務所にご相談ください。 ※1: 月間総受電数6万件 2021年10月1日～10月31日の期間で入電数をCTI出力により、CTIに接続しオペレーター対応をした件数を集計 ※2: 新規入電応対率98％ 2021年1月～2022年4月の期間でオペレーター対応数を新規入電数で割り算出 ※3: カスタマー応対率95％ 2022年2月～2022年4月の期間でオペレーター対応数をお客さまからのカスタマー入電数で割り算出

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監修者：内堀隼一

取締役副社長 / コンタクトセンター検定スーパーバイザー

コールセンター業界で8年、管理職としても7年従事し、コールセンター立ち上げやACDシステムの内製化等、運営業務に携わってまいりました。コールセンター運営のノウハウ、マネジメントスキルを活かし貴社のパートナーとしてビジネスの成長に貢献させていただきます。業界特性やニーズに合わせて最適なご提案をさせていただきますので、ぜひお気軽にご相談ください。

テレアポリストとは？作り方とポイントを解説

テレアポリストとは？

テレアポリストが重要な理由